EndNote Desktop, Online and iPad® - Delen van libraries

Er zijn verschillende manieren om een EndNote library (bibliotheek) of 'groups' te delen. Onderstaande procedure beschrijft verschillende manieren om EndNote een EndNote library te delen. Zie ook EndNote - Delen van libraries, of de gedetailleerde beschrijving van 'Klassieke' netwerk sharing (FAQ item 9).

Elk EndNote Library bestaat uit twee bestanden:

1. Een .enl-bestand (b.v. MijnBibliotheek.enl)
2. Een .Data-map (b.v. MijnBibliotheek.Data)

De .Data-map bevat de (PDF-)bijlagen en de databasebestanden met de bijbehorende submappen.

Een ingepakte library wordt weergegeven als een .enlx-bestand. Dit is in feite een ingepakt zipbestand (bijv. Mylibrary.enlx, vergelijk .docx, .xlsx, .pptx). Het .enlx bestand is in feite een zip-bestand. Via 'File > Compressed Library' kan een gecomprimeerde (compressed) library gecreëerd worden. Optioneel kunnen de bijlagen geïncludeerd worden in de gecomprimeerde library. Het .enlx bestand is primair bedoeld als transport en backup middel (email, usb stick, backup).

Tegelijk met uw EndNote Desktop-licentie krijgt u het recht om een EndNote Online account aan te maken. Dit account bestaat uit uw e-mailadres en een (zelfgekozen) wachtwoord. Met dit EndNote Online account kunt u een van uw libraries (uw belangrijkste zogenaamde 'master' library) 'Syncen'  naar de EndNote Online-omgeving of naar uw EndNote voor iPad. Zie ook de sectie 'Delen van libraries' hieronder.

Beste werkwijze voor het opzetten van uw EndNote Online account

Hiermee wordt uw EndNote Desktop-licentie correct gekoppeld aan uw EndNote Online account.

1. Bepaal eerst welke library (van mogelijk multiple libraries) u tot uw zogenaamde 'master library' wilt maken en synchroniseren naar uw EndNote Online-omgeving of naar EndNote for iPad.
2. Open uw 'master library' in EndNote 20 desktop.
3. Creëer een 'compressed library backup via 'File > Compressed library'. Hiermee maakt u een soort 'zip' bestand aan van uw EndNote library (de extensie van dit bestand is.enlx). Plaats dit .enlx bestand in een backupmap. Dit is uit voorzorg. Indien nodig kunt u uw library herstellen via dit .enlx bestand door dit bestand te openen met uw EndNote desktop.
4. Om een EndNote Online account aan te maken;
   • Voor Windows;
     Ga naar 'Edit - Preferences - Sync'.
   • Voor Mac;
     Ga naar 'EndNote 20 menu - Preferences - Sync'.
5. Klik 'Enable Sync'.
6. Klik 'Sign up'  en voer uw e-mailadres in en klik 'Submit'.
7. Voer aanvullende informatie in en kies een wachtwoord.
8. Plaats nog geen vink bij 'Automatically Sync' totdat u gewend en bekend bent met het 'Sync' gebeuren.

Voer uw eerste Sync handmatig uit via 'Library > Sync'. Ga naar https://www.myendnoteweb.com en log in met uw EndNote Online account om de Online (synced) versie van uw library te bekijken.
Download en installeer uw EndNote for iPad-versie via de Apple App store en voer uw EndNote Online account gegevens in om uw library te syncen met uw iPad.
Als u ooit eerder een library heeft gesynchroniseerd, zal het systeem u een waarschuwing geven dat de library die u probeert te synchroniseren een andere is dan een eerder gesynchroniseerde library. Ga niet verder met het proces totdat u een behoorlijke backup van uw huidige 'master' library heeft gemaakt.

Er zijn vier opties om libraries te delen.

A. Delen van zogenaamde 'master' en voor 'Sync' ingestelde library met uw eigen apparaten (EndNote desktop, Online, iPad). 
     Zie hierboven.

B. Delen van zogenaamde 'master' en voor 'Sync' ingestelde library met 1000 andere collega onderzoekers.

1. Uw collegae moeten van tevoren een EndNote Online account aangemaakt hebben. Zie hierboven of via https://www.myendnoteweb.com.
2. Nadat u uw EndNote Online account heeft aangemaakt en uw 'master' library voor het synchroniseren heeft ingesteld en een keer heeft gesynchroniseerd (via 'Library > Sync' bijvoorbeeld), dan kunt u deze specifieke library delen via 'File > Share'.
3. Voer het e-mailadres (EndNote Online account) van uw collega(e) in en klik 'Invite'.
4. Uw collegae zullen een e-mailbericht ontvangen en dienen te bevestigen en eenmalig in te loggen met hun EndNote Online account.
5. Na het bevestigen en inloggen, kunnen uw collegae de 'gesharede' library openen via 'File > Open Shared Library'. Zij zullen 'read-write' toegang hebben tot de gesharede library die u met hen heeft gedeeld.
6. U kunt het delen voor een ieder weer ongedaan maken via hetzelfde 'File > Share' scherm.
7. Op hun beurt kunnen uw collegae hun eigen 'master' library voor 'Sync' instellen en hun eigen library delen met andere collegae.

Een gedetailleerde beschrijving is te vinden op onze webpagina.

C. Een 'group' referenties delen met andere EndNote Online accounts.

1. Ga naar https://www.myendnoteweb.com
2. Log in.
3. Ga naar 'Organize > Manage my groups'.
4. Zet een vink bij 'Share' vlak achter de 'Group' die u wenst te delen.
5. Klik 'Manage sharing' en 'Start sharing this group'.
6. Voer het e-mailadres (EndNote Online account) van uw collega(e) in.
7. Kies naar wens 'Read only' of 'Read & Write'.
8. Klik 'Apply'.
9. Uw collegae ontvangen een e-mailbericht en dienen te bevestigen en in te loggen.

Let op! Bijlagen (Attachments) bij referenties zullen niet gedeeld worden met deze vorm van delen 'Group sharing via EndNote Online'.

Belangrijk: Als uw collegae een of meerdere groepen gedeeld hebben gekregen, moeten zij inloggen in de EndNote Online omgeving en de volgende items aanvinken:

 'Organize > Other's Groups':

1. Show
2. Use for Cite While You Write

D. Klassieke 'file' sharing via het netwerk via een gedeelde map. 
     Zie hiervoor uitgebreide instructies op onze website en FAQ-pagina's.