Er zijn verschillende manieren om een EndNote library of 'groups' te delen. Onderstaande procedure beschrijft het 'klassieke' delen via het netwerk. Zie EndNote Desktop, Online and iPad® - Delen van libraries voor alternatieven (FAQ item 24).
EndNote is een multi-read applicatie (en niet een multi-read-write applicatie). Dit betekent dat, als we het over een specifieke library (database)hebben, deze library alleen geopend kan worden door een persoon in de write-mode. De andere gebruikers kunnen op dat moment de library niet benaderen. In de read-mode kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd de library benaderen. In de read-mode kan zo’n 99% van de functionaliteiten gebruikt worden (behalve voor het schrijven, toevoegen van referenties, verwijderen, wijzigen van de term manager lists etcetera).
Aanbeveling voor gedeelde EndNote libraries
- Maak een ‘endnote-read’ map aan.
- Plaats de EndNote library .enl file and .Data map in de ‘endnote-read’ map.
- Geef alle EndNote gebruikers van dit team read-only rechten voor de ‘endnote-read’ map en submappen. Ook de 'write' teamleden (zie stap 5 hieronder) dienen read-only toegang tot deze map te krijgen. Iedereen werkt vanuit de 'endnote-read' map voor vrijwel alle taken, behalve als de library geupdated/gewijzigd dient te worden (zie stap 5 en verder hieronder). Toekennen van bepaalde rechten op de (sub)mappen gebeurt via het besturingssyteem (bijv. Windows Explorer).
BELANGRIJK: Als je de library in read-modus opent vanuit de read-only 'endnote-read' map dan wordt er altijd een waarschuwingsscherm getoond waarin wordt aangegeven dat wijzigingen niet zullen worden opgeslagen. Dit om te voorkomen dat een gebruiker veel wijzigingen aanbrengt en vervolgens deze niet kan opslaan.Voorbeeld:
H:\EndNote\Libraries\endnote-read\UMC_central.enl
H:\EndNote\Libraries\endnote-read\UMC_central.Data
- Maak een ‘endnote-read-backup’ map aan.
- Maak een ‘endnote-write’ map aan.
- Plaats de EndNote library .enl file and .Data map in de ‘endnote-write’ map. Nu zouden de 'endnote-read' en 'endnote-write' mappen exact dezelfde inhoud moeten hebben.
- Geef alle teamleden (bewerken en aanvullen) die moeten kunnen 'schrijven' (Modify of Full rechten) voor de 'endnote-write' map. Zij zullen de library kunnen wijzigen en aanvullen met nieuwe referenties. Toekennen van bepaalde rechten op de (sub)mappen gebeurt via het besturingssyteem (bijv. Windows Explorer).
Voorbeeld:
H:\EndNote\Libraries\endnote-write\UMC_central.enl
H:\EndNote\Libraries\endnote-write\UMC_central.Data
De gebruikers die onderhoud plegen (schrijvers) aan de library werken altijd voor alle gangbare taken (bijv. Cite While You Write, zoeken) met de 'endnote-read' library/libraries. Alleen op het moment dat zij referenties willen wijzigen of nieuwe willen toevoegen, openen zij de 'endnote-write' library.
- Maak een ‘endnote-write-backup’ map aan.
- Bepaal in welke frequentie de 'endnote-read' data vanuit de 'endnote-write' moet worden bijgewerkt.
- Schrijf een .cmd of batch script (opdracht) voor deze taak welke vanuit de task scheduler of een willekeurig andere taakbeheertool waarmee u bekend bent, automatisch uitgevoerd kan worden. De inhoud van de opdracht moet er als volgt uitzien:
- Kopiëer de inhoud van 'endnote-write' naar 'endnote-write-backup'. Nu is er een backup van uw 'endnote-write' library/libraries.
- Verplaats de inhoud van 'endnote-read' naar 'endnote-read-backup'. Nu is er een backup van uw 'endnote-read' library/libraries. De 'endnote-read' map is nu leeg.
- Kopiëer de inhoud van 'endnote-write' naar 'endnote-read'. Nu is uw 'endnote-read' bijgewerkt en identiek aan uw 'endnote-write' map.
- Het kopiëren van de inhoud van de 'endnote-write' library map naar de 'endnote-read' library map mag in iedere gewenste frequentie plaatsvinden (bijv. idere nacht of weekend, wat voor u het meest toepasselijk c.q. handig is). Dit kan met een eenvoudig script of batchopdracht uitgevoerd in de 'task scheduler'. Omdat het kopiëren, verplaatsen of overschrijven van bestanden en mappen niet mogelijk zal zijn als bestanden en mappen in gebruik zijn, wordt geadviseerd de opdrachten zodanig te plannen dat deze plaatsvinden buiten kantooruren.
Voorbeeld batchopdrachten
xcopy H:\EndNote\Libraries\endnote-write H:\EndNote\Libraries\endnote-read /Y
robocopy "\\SERVER\EndNoteLibs\endnote-write$" "\SERVER\EndNoteLibs\endnote-read$" /M /E /ZB /B /MIR /V /LOG:"K:\Data\endnote_read_map_updated_log.txt" /Z /R:10 /W:5