EndNote kütüphane ve grupları paylaşmak için birkaç yol bulunmaktadır. Aşağıda klasik ağ paylaşımı anlatılmaktadır. Diger paylaşım alternatifleri için EndNote Desktop, Online ve iPad® - Kütüphane paylaşımı tıklayın (FAQ item 37).
EndNote çoklu okuma özelliğine sahiptir (çoklu okuma-yazma özelliği yoktur). Belirli bir kütüphanenin (veri tabanının) yazma modunda aynı anda tek bir kişi tarafından açılabilleceği anlamına gelmektedir. Diğer kullanıcılar aynı anda kütüphaneyi açamaz. Okuma modunda aynı anda birden fazla kullanıcı kütüphaneden okuma işlemini gerçekleştirebilir. Okuma modu %99’luk bir işlevsellikle kullanılabilir (referans yazımı/girişi, silme ve terim yönetim listeleri değişiklikleri gibi işlemler hariç).
Paylaşılan EndNote kütüphaneleri için öneriler:
H:\EndNote\Libraries\endnote-write\UMC_central.enl
H:\EndNote\Libraries\endnote-write\UMC_central.Data
Kütüphane sorumluları olağan işlemler (örn. Cite While You Write, arama) için daima 'endnote-read' kütüphane/kütüphaneleri ile çalışırlar. Sadece referansları düzenlemek ya da yeni referans kayıtları eklemek için 'endnote-write' kütüphanesini kullanırlar.
- ‘endnote-read’ klasörü oluşturun.
- EndNote kütüphanesine ait .enl ve .Data dosyalarını ‘endnote-read’ klasörüne ekleyin.
- Ekipteki tüm EndNote kullanıcılarına ‘endnote-read’ klasörü ve alt klasörler için read-only (salt okunur) yetkisi verin. Ayrıca bu klasöre 'write' ekibindeki kullanıcılara da read-only yetkisi verin (bkz. 5. adım). Herhangi bir güncelleme/düzenleme (bkz. 5. adım ve sonrası) haricindeki tüm işlemler için kullanıcılar daima 'endnote-read' klasörü ile çalışmalıdır. Yetkiler işletim sistemine bağlı olarak verilmektedir (Windows Explorer).
ÖNEMLİ: 'endnote-read' klasöründeki kütüphaneyi read-only (salt okunur) olarak açtığınızda, değişikliklerin kaydedilmeyeceği ile ilgili uyarı mesajı alacaksınız. Yapılacak değişikliklerin hiçbiri kaydedilmeyecektir.Örnek:
H:\EndNote\Libraries\endnote-read\UMC_central.enl
H:\EndNote\Libraries\endnote-read\UMC_central.Data
- ‘endnote-read-backup’ klasörü oluşturun.
- ‘endnote-write’ klasörü oluşturun.
- EndNote kütüphanesine ait .enl ve .Data dosyalarını ‘endnote-write’ klasörüne ekleyin. 'endnote-read' ve 'endnote-write' klasörlerinin içeriği aynı olacaktır.
- 'endnote-write' klasörüne yazma (düzenleme ya da tam) erişim yetkisine ihtiyaç duyulan ekip üyelerine (kütüphane sorumluları/güncelleme işleminden sorumlu kişiler) yazma yetkisi verin. Bu üyeler kütüphane üzerinde değişik yapma ve yazma yetkisine sahip olacaklardır. Yetkiler işletim sistemine bağlı olarak verilmektedir (Windows Explorer).
- ‘endnote-write-backup’ klasörü oluşturun.
- 'endnote-read' ile 'endnote-write' veri güncellemesin hangi sıklıkta yapılacağına karar verin.
- Görev zamanlayıcısı ya da bildiğiniz diğer araçlar ile .cmd veya toplu komut dosyası yazarak zamanlayıcıyı ayarlayın. Komut aşağıdaki gibi olmalıdır:
- 'endnote-write' klasör içeriğini 'endnote-write-backup' klasörüne kopyalayın. 'endnote-write' kütüphane/kütüphanelerinin yedeği alınmış olacaktır.
- 'endnote-read' klasör içeriğini 'endnote-read-backup' klasörüne taşıyın. 'endnote-read' kütüphane/kütüphanelerinin yedeği alınmış olacaktır. 'endnote-read' klasörü boş olacaktır.
- 'endnote-write' klasör içeriğini 'endnote-read' klasörüne kopyalayın. 'endnote-read' klasörünüz güncellenecek ve 'endnote-write' klasörü ile aynı olacaktır.
- 'endnote-write' kütüphane klasörünü belirli aralıklarla (örn. her gece ya da her hafta, uygun aralıklarla) 'endnote-read' kütüphane klasörüne kopyalayın. Bu işlem görev zamanlayıcısından basit bir komut dosyası ya da toplu komut dosyası çalıştırılarak yapılabilir. Kütüphane dosyaları ve klasörleri kullanımdayken dosya kopyalama/üzerine yazma/taşıma işlemleri düzgün bir şekilde gerçekleştirilemeyeceğinden, komutların çalışma saatleri dışında çalıştırılması önerilmektedir.
Örnek toplu komut
xcopy H:\EndNote\Libraries\endnote-write H:\EndNote\Libraries\endnote-read /Y
robocopy "\\SERVER\EndNoteLibs\endnote-write$" "\SERVER\EndNoteLibs\endnote-read$" /M /E /ZB /B /MIR /V /LOG:"K:\Data\endnote_read_folder_updated_log.txt" /Z /R:10 /W:5